CAPÍTULO K: REGLAMENTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES1
ARTÍCULO 1001. Tomar conocimiento del Acta del Tribunal de Transparencia de la Universidad de Buenos Aires y su Anexo 1: “Criterios Orientadores para la implementación del Reglamento de Acceso a la Información Pública en la Universidad de Buenos Aires”, que obran en el presente Capítulo.
REGLAMENTO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA EN LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES
CRITERIOS ORIENTADORES
En virtud de lo establecido en el Reglamento de Acceso a la Información Pública de la Universidad de Buenos Aires y sus Criterios Orientadores, Capítulos B y K CÓDIGO.UBA I-3, en la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, y en el marco de las competencias que le asigna el artículo 125 incisos 2, 6, 10 y 14 del citado Reglamento, la Oficina de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales de la Universidad de Buenos Aires establece los siguientes lineamientos de implementación:
CRITERIO 1
Análisis, tramitación, aclaraciones y subsanación de solicitudes recibidas
La implementación de la plataforma TAD-UBA facilitó la realización y seguimiento de trámites a distancia en el ámbito de la Universidad y modificó la instancia presencial de clasificación y control de documentación, previa a la caratulación de expedientes, ejercida por las áreas de Mesa de Entradas en cada una de las dependencias. Ante esta modalidad, la Oficina de Acceso a la Información con frecuencia recibe expedientes ingresados con los códigos «Acceso a la Información Pública» o «Pedido de revisión de acceso a la información pública» que no constituyen solicitudes de información pública en marco de la normativa vigente.
La Oficina de Acceso a la Información Pública deberá proceder de acuerdo con las siguientes pautas:
1. Solicitud en análisis
Toda solicitud que se reciba en el ámbito de la Oficina de Acceso a la Información Pública debe analizar de acuerdo con los siguientes criterios:
1.1 – Si constituye, total o parcialmente, un pedido de información pública según la normativa vigente;
1.2 – Si el requerimiento realizado es un trámite ante la Universidad que cuenta con una vía de tramitación especifica o una normativa particular que reglamenta su procedimiento de gestión y resulta idónea para su resolución;
1.3 – El contenido y detalle de la información solicitada, a fin de determinar cuál o cuáles son las áreas requeridas o que pueden tener competencia en su producción o conservación;
1.4 – Si la información solicitada se encuentra publicada en el sitio web de la Universidad o en los subsitios de sus dependencias y unidades académicas;
1.5 – Si la información está o puede estar sujeta a las excepciones previstas en el Reglamento y, en consecuencia, entrar en conflicto con el ejercicio de otros derechos.
Cada vez que sea ingresada una solicitud de información mediante el trámite «Acceso a la Información Pública» en la plataforma TAD-UBA, el solicitante debe recibir una comunicación, titulada «Solicitud en análisis».
2. Aclaración o Subsanación
En caso de que surja alguna duda o consideración acerca del pedido realizado o que sea necesario formular una subsanación en el expediente, la Oficina de Acceso a la Información o el Responsable de Acceso a la Información debe contactar con la persona que realizó el trámite. Por eso es fundamental que, al momento de cargar los datos, el teléfono y mail de contacto estén actualizados en la sección datos personales de la plataforma TAD-UBA.
En el marco del artículo 110 del Reglamento de Acceso a la Información Pública y del proceso de búsqueda y tramitación del pedido de información, se pueden incorporar al expediente aclaraciones acerca de normativa específica o información relativa a la solicitud que ya se encuentren publicadas en el sitio oficial de la Universidad o formular pedidos de aclaración al solicitante, los que deben ser identificados como «Aclaración» o «Subsanación», previamente a la incorporación de la respuesta del sujeto requerido.
Ésta última se debe identificar como «Respuesta», ya sea total o parcial, y se debe informar al solicitante el área o dependencia que comunica dicha información.
3. Solicitud en trámite
Una vez analizada la solicitud en el marco de los principios postulados en el artículo 102 del Reglamento, y que se determinen los alcances del requerimiento, su procedencia y las áreas competentes en su contenido, la Oficina de Acceso a la Información Pública debe iniciar la consecuente búsqueda de información o tramitación, de acuerdo con lo establecido en los artículos 109 o 120, según corresponda.
El solicitante debe recibir una comunicación titulada «Solicitud en trámite” y el expediente se debe conservar en el buzón de la Oficina de Acceso a la Información, hasta que ésta reciba la respuesta de las dependencias requeridas.
Durante este proceso, siempre que el solicitante tuviese alguna duda, puede contactarse con la Oficina de Acceso a la Información Pública mediante el correo electrónico infopublica@rec.uba.ar
CRITERIO 2
Trámites personales, denuncias o reclamos
Las solicitudes de acceso a la información pública no constituyen una vía de tramitación sustitutiva de procedimientos ya establecidos para la realización de trámites académicos o administrativos previstos en otras normativas o reglamentaciones especificas vigentes en la Universidad.
La plataforma TAD-UBA permite realizar el seguimiento de cada expediente iniciado y constatar: en qué dependencia se encuentra alojado; en qué etapa está el trámite; quiénes son los funcionarios o agentes intervinientes en la tramitación y firmantes en cada intervención; y visualizar o descargar la documentación e informes generados en el expediente. La reglamentación vigente sobre el Sistema de Gestión Documental Electrónica (GDE) y la plataforma de trámites a distancia TAD-UBA se encuentra publicada en el CÓDIGO.UBA I-59.
Adicionalmente, existen otras plataformas de seguimiento de trámites administrativos y académicos específicos, que son gestionadas por las dependencias o áreas competentes en su resolución, y a las que cada usuario puede acceder mediante la contraseña asignada, tales como SIET (Sistema Integrado de Seguimiento de Títulos: https://sietgraduados.rec.uba.ar/), SIU Guaraní (registro y seguimiento de información académica: https://guarani.uba.ar/cbc/), Portal de RRHH (https://rrhh.uba.ar), etc.
En tanto existen medios específicos para realizar el seguimiento de un trámite personal y para gestionar la propia información académica o administrativa, la Oficina de Acceso a la Información Pública no debe dar curso a expedientes ingresados bajo el código «Solicitud de información pública» que refieran al seguimiento de trámites personales ya efectuados por los medios idóneos y ante las áreas competentes.
No constituyen solicitudes de acceso a la información pública y la Oficina de Acceso a la Información Pública no tiene competencia en el seguimiento o resolución de:
1. reclamos sobre la realización o gestión de trámites personales de carácter académico o administrativo, en tanto la Universidad cuenta con plataformas de gestión y seguimiento a las que cada usuario accede mediante una contraseña personal;
2. denuncias a personal o integrantes de los claustros de la Universidad, en tanto la Universidad cuenta con procedimientos establecidos para la realización de investigaciones administrativas o académicas y la determinación de responsabilidades en los casos en los que fuera procedente;
3. gestión o rectificación de documentación académica o administrativa de carácter personal, la cual se tramita en el marco de la normativa vigente en materia de acceso y protección de datos personales, según establece el artículo 107, inciso 8.
4. solicitudes de pronto despacho en un trámite académico o administrativo ya iniciado ante las áreas competentes, en tanto estas se rigen por el reglamento de procedimientos administrativos
Las dudas sobre cómo formular una solicitud de información para que sea tramitada adecuadamente pueden ser consultadas dirigiéndose a infopublica@rec.uba.ar
CRITERIO 3
Información académica vinculada al proceso de enseñanza, evaluación y aprendizaje
De acuerdo con pedidos de información recibidos que involucran el régimen de publicidad de materiales, documentos e Información de carácter académico y pedagógico, desarrollados en el marco del proceso de enseñanza – evaluación – aprendizaje, es fundamental tener en cuenta que:
- en virtud de las funciones previstas en el Estatuto de la Universidad, los integrantes de la comunidad académica (profesores, estudiantes y graduados) producen, desarrollan y administran información, documentos y datos académicos que se encuentran directamente asociados, ya sea al proceso pedagógico de una cátedra, departamento o materia especifica (cuestionarios o modelos de evaluación del aprendizaje) o al desempeño académico de personas humanas determinadas (calificaciones obtenidas, exámenes realizados, trabajos prácticos, etc.);
- la Universidad de Buenos Aires considera a la carrera académica de un estudiante como información de carácter personal, protegida en el marco del derecho a privacidad y sujeta a la normativa vigente en materia de protección de datos personales, salvo que la información refiriese a un funcionario público o persona de relevancia pública -en cuyo caso corresponde un análisis específico para la determinación de interés público de la información solicitada-. Calificaciones obtenidas, materias cursadas o tramitaciones personales de estudiantes de la Universidad no son requeribles por la vía del acceso a la información pública;
- la Universidad cuenta con normativa específica, procedimientos y autoridades competentes, en el ámbito de cada unidad académica, que reglamentan los sistemas y procesos de evaluación, calificación, revisión o acreditación de conocimientos, así como sus regímenes de difusión y publicidad. Cuestionarios modelos, copias de exámenes o evaluaciones realizados, reclamos sobre calificaciones obtenidas o sobre su tramitación administrativa no son requeribles por la vía del acceso a la información pública.
Las dudas sobre el régimen de publicidad de instrumentos o materiales específicos vinculados al proceso de enseñanza, evaluación o aprendizaje, pueden ser consultadas comunicándose a infopublica@rec.uba.ar
CRITERIO 4
Presentación, resolución y archivo de pedidos de revisión
Los reclamos que ingresen a esta Universidad a través de la plataforma TAD-UBA mediante el código de trámite «Pedido de revisión de acceso a la información pública», se deben resolver según lo dispuesto en los artículos 119, 120 y 121 del Reglamento de Acceso a la Información Pública en la Universidad de Buenos Aires.
Corresponde el archivo de las actuaciones, cuando:
1. Cumplidos los plazos previstos por el artículo 111 y durante el período que tiene el Tribunal para resolver, el reclamo hubiese sido iniciado por el silencio del sujeto requerido y éste brindara una respuesta al solicitante a partir de la intervención de la Oficina de Acceso a la Información o del Tribunal de Transparencia.
2. Cumplidos los plazos previstos por el articulo 111 y durante el periodo que tiene el Tribunal para resolver, el reclamo hubiese sido iniciado por respuesta incompleta o insatisfactoria y el organismo ampliara la información oportunamente brindada, o fundara debidamente la denegatoria.
3. El sujeto requerido demostrara que se encontraba en plazo para responder al momento de presentarse el reclamo y diera respuesta en tiempo y forma.
4. El sujeto requerido acreditara la notificación de la respuesta o demostrara intentos fallidos de notificación o comunicación hacia el solicitante y, a raíz del reclamo, se hubiera hecho llegar la respuesta original al requirente.
En todos los supuestos precedentes, si el solicitante no estuviera de acuerdo con la respuesta brindada por el sujeto requerido, puede iniciar un nuevo reclamo por ser distintos los motivos que originaron el anterior.
5. La Oficina de Acceso a la Información Pública debe remitir a Guarda Temporal el pedido de revisión ingresado en caso de que el objeto de las actuaciones que dieran origen al reclamo no constituyera una solicitud de información pública.
CRITERIO 5
Información publicada y guías de trámites
En el marco del principio de informalismo y de lo establecido en el punto 1.4del Criterio Orientador 1 y en el artículo 110 del Reglamento de Acceso a la Información Pública, en aquellos casos en los que la solicitud presentada refiera a información u orientación que ya se encuentre publicada en el sitio web de la Universidad o en alguno de los subsitios de las distintas unidades o dependencias en el marco de los principios de transparencia activa, o que existan canales de orientación ya previstos o establecidos por la Universidad (orientación académica o vocacional, asesoramiento pedagógico, etc.), la Oficina de Acceso a la Información Pública y/o los responsables de acceso a la información de las distintas dependencias se encuentran facultados para informar al solicitante la dirección de internet o enlace al sitio web donde se encuentra publicada la información relativa a su consulta.
A tal efecto, las áreas de comunicación y administración de sitios web de las distintas dependencias de esta casa de estudios deben tomar las medidas necesarias para que la información publicada se encuentre acompañada de la fecha de la última actualización realizada.
CRITERIO 6
Determinación del sujeto requerido, sujetos requeridos múltiples y competencias sobre la información solicitada
1. Sujeto requerido:
Conforme a lo dispuesto en los artículos 108 y 109 del Reglamento de Acceso a la Información Pública, la solicitud se debe iniciar a través de la plataforma TAD-UBA. Al completar el formulario de inicio, el solicitante puede individualizar en el campo correspondiente la unidad académica, área o dependencia a la que le requiere la información indicada.
En el marco de los artículos 103 inciso 3 y 110 del Reglamento, a los fines de generar mayor eficiencia en la tarea administrativa y salvaguardando los principios expresados en el artículo 102, se establece el presente orden de prelación para la tramitación de los pedidos:
1.1. Si el solicitante indica una repartición en particular a la que le requiere la información descrita en su solicitud, la búsqueda de información se debe remitir a esa dependencia.
1.2. En el caso de que éste así no lo indique, la Oficina de Acceso a la Información Pública, en el marco de sus competencias, debe iniciar el proceso de búsqueda interna y debe remitir la solicitud de información a la unidad académica o dependencia que estime pertinente. dependiendo de la temática de la información solicitada.
1.3. No obstante lo indicado en el punto 1.1, en caso de que la Oficina de Acceso a la Información Pública entienda que, dirigiéndose a otra unidad académica o dependencia, se producirá una respuesta más adecuada a lo consultado, el pedido puede ser derivado a las áreas que ésta considere correspondientes, a los fines de dar cumplimiento al principio de máxima premura ya lo dispuesto en el artículo 110, relativo al proceso de búsqueda razonable.
2. Sujetos requeridos múltiples:
Si la solicitud realizada comprende información que puede estar en poder de dos o más unidades académicas o dependencias, la Oficina de Acceso a la Información Pública debe remitir el requerimiento a cada uno de los sujetos con competencias en la temática, a los fines de garantizar el cumplimiento del principio de máximo acceso y de brindar una respuesta acabada en el marco de los plazos establecidos en el artículo 111 del Reglamento. En todos los casos, se debe comunicar al solicitante las áreas informantes o intervinientes en la producción de la respuesta a su solicitud.
CRITERIO 7
Actualización de datos personales estudiantiles en registros de las unidades académicas
En el marco de lo establecido por la Ley 25.326 de Protección de Datos Personales, a efectos de garantizar a los estudiantes el ejercicio del derecho de actualización o rectificación de sus datos obrantes en los registros existentes en las distintas dependencias de la Universidad, así como la integridad y consistencia interna entre dichos registros, en el trámite «Solicitud de protección de datos personales» la Oficina de Acceso a la información debe proceder según el siguiente circuito administrativo:
- En caso de que la unidad académica requerida cuente con un trámite o procedimiento especialmente previsto para la actualización o rectificación solicitada, la Oficina de Acceso a la Información Pública y/o el responsable de Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales del área requerida deben informar al solicitante la existencia de dicha vía administrativa.
- Frente una solicitud de rectificación o actualización de nombre, apellido, documento nacional de identidad, pasaporte, CUIT/CUIL o cualquier otro dato identificativo no editable por el usuario en la plataforma TAD-UBA o en los sistemas internos de gestión, la solicitud se debe remitir al responsable de Acceso a la información Pública y Protección de datos personales de la dependencia requerida, para su remisión al área técnica con competencia en la administración de dicho sistema.
- Concretada la actualización, a fin de garantizar la consistencia interna entre los distintos registros existentes, se debe enviar el requerimiento a las dependencias con competencia en los tramos o recorridos académicos iniciales, tales como el Ciclo Básico Común y/o el Programa UBA XXI, a efectos de su prosecución.
- En última instancia, y en caso de corresponder, se debe girar la solicitud a la o las unidades académicas en las que el estudiante se encuentre o haya estado inscripto.
La actualización o rectificación debe garantizar la conservación, no afectación y acceso por parte del interesado a todo trámite o registro académico realizado con anterioridad a su efectivización.
No puede solicitarse mediante el trámite «Solicitud de actualización de datos personales» la revisión y/o rectificación de calificaciones de carácter académico obtenidas en evaluaciones o exámenes, las cuales se rigen por la normativa específica en la materia vigente en cada unidad académica.
No se encuentran alcanzados por el presente criterio la expedición de nuevo diploma o certificado de reválida por razones de actualización de datos personales, que se rige por lo dispuesto en el capítulo correspondiente del Reglamento para la confección de expedición de diplomas, certificados de reválidas y certificados analíticos, Capitulo A CÓDIGO.UBA I-24. En el supuesto de que un graduado desee solicitar la actualización de datos personales contenidos en su legajo estudiantil, con posterioridad a la emisión de su diploma correspondiente, debe proceder según lo establecido en dicha normativa.
Durante este proceso, siempre que el solicitante tuviese alguna duda, puede contactarse con la Dirección de Protección de Datos Personales mediante el correo electrónico datospersonales@uba.ar.
[1] RESCS-2024-1884-UBA-REC