CAPÍTULO B: REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO PARA LAS LEGALIZACIONES, VERIFICACIONES Y CERTIFICACIONES

CAPÍTULO B: REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO PARA LAS LEGALIZACIONES, VERIFICACIONES Y CERTIFICACIONES¹

ARTÍCULO 101. Establecer que será obligatorio el uso del Sistema de GESTIÓN DOCUMENTAL ELECTRÓNICA (GDE-UBA) o de la plataforma de TRÁMITES A DISTANCIA de la Universidad de Buenos Aires (TAD-UBA), según corresponda, para las legalizaciones y verificaciones en el ámbito de la Universidad de Buenos Aires.

Las legalizaciones de convalidaciones de títulos secundarios de las y los extranjeros que no posean Documento Nacional de Identidad o Clave Fiscal expedidos por el Registro Nacional de las Personas o la Agencia de Recaudación y Control Aduanero -o dependencia que la sustituya-, respectivamente, se iniciarán exclusivamente de manera presencial por los y las interesados.

Al momento de presentarse de manera presencial para efectuar el trámite, las y los interesados deberán haber cumplimentado el requisito establecido en el Artículo 113 CÓDIGO.UBA I-24. La Secretaría de Asuntos Académicos determinará el lugar y las fechas del año en los que se desarrollen las mencionadas instancias conforme los calendarios académicos.

ARTÍCULO 102. Establecer que los documentos académicos y de recursos humanos que emita la Universidad de Buenos Aires que deban ser legalizados por la Dirección General de Títulos y Planes emitidos a partir de la entrada en vigor de este artículo sólo podrán ser confeccionados en el módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) del GDE-UBA conforme a los siguientes tipos de documento:

1. Certificados analíticos finales: documento “Certificado Analítico Final”;

2. Certificados analíticos parciales: documento “Certificado Analítico Parcial”;

3. Certificados de carga horaria: documento “Certificado de Carga Horaria”;

4. Certificado de planes de estudio: documento “Certificado de Plan de Estudio”;

5. Certificado de sanciones disciplinarias: documento “Certificado de Sanciones Disciplinarias”;

6. Certificados de promedio: documento “Certificado de Promedio”;

7. Certificación de programas de materias: documento “Certificado de Programas de Materia”;

8. Certificados de antigüedad laboral, intervenidos por la Dirección General de Recursos Humanos, emitidos por las distintas unidades académicas; hospitalarias y/o administrativas de esta Universidad: documento “Certificado de Antigüedad Laboral”;

9. Certificados de alumno regular: documento “Certificado de Alumno Regular”;

10. Certificado de Título en Trámite de la Dirección General de Títulos y Planes: documento “Certificado de Título en Trámite”;

11. Certificado de Egresado de la Dirección General de Títulos y Planes: documento “Certificado de Egresado”; y

12. Certificado de Curso de Posgrado y/o de Extensión: documento “Certificado de Curso de Posgrado y/o de Extensión con resolución de creación”.

ARTÍCULO 103. Aprobar los modelos de los documentos académicos y de recursos humanos referidos en el artículo 102 que obran en el Anexo II del presente Capítulo y delegar en la Secretaría de Asuntos Académicos del Rectorado y Consejo Superior la facultad de modificarlos.

REGLAMENTO DE PROCEDIMIENTO PARA LAS LEGALIZACIONES Y VERIFICACIONES DE DOCUMENTACIÓN ACADÉMICA DE LA LEGALIZACIÓN

ARTÍCULO 104. LEGALIZACIÓN es el acto que tiene por finalidad cotejar la autenticidad de los documentos académicos mediante el cotejo con los registros de la Universidad de Buenos Aires o de otras entidades u organismos, según se trate de documentos de naturaleza interna o externa a la Universidad, y:

1. determinar la autenticidad de las firmas ológrafas y sellos insertos en los documentos académicos mediante su cotejo con las que obran en los registros de la Dirección General de Títulos y Planes de la Universidad de Buenos Aires;

2. determinar la validez de las firmas digitales conforme a lo previsto en el artículo 9° de la ley 25.506, sus normas reglamentarias, y la legislación vigente sobre legalización de documentos académicos firmados digitalmente.

Únicamente serán legalizados aquellos documentos cuya autenticidad pueda ser corroborada por la Dirección de Legalizaciones de la Dirección General de Títulos y Planes de la Universidad de Buenos Aires mediante su cotejo con los registros académicos creados a tal fin o con el organismo emisor de la documentación. En ningún caso se legalizarán documentos que no sean cotejados por vía oficial y/o medios electrónicos.

ARTÍCULO 105. El procedimiento de legalización consistirá en la emisión de un documento digital denominado “Certificado de Legalización” firmado digitalmente con dispositivo criptográfico conforme al modelo obrante en el Anexo I.1 del presente Capítulo y al que se incorporará embebida la documentación académica una vez que se haya cotejado su autenticidad conforme al artículo 104.

Todos los documentos académicos emitidos por la Universidad de Buenos Aires sólo podrán ser firmados digitalmente con dispositivo criptográfico.

ARTÍCULO 106. La Secretaría de Asuntos Académicos del Rectorado y Consejo Superior designará al personal habilitado de la Dirección de Legalizaciones a firmar los Certificados de Legalización.

ARTÍCULO 107. Las decanas o decanos de las Facultades, el director del Ciclo Básico Común, las rectoras y rectores de los establecimientos de enseñanza media dependientes de esta Universidad y la Secretaría de Asuntos Académicos del Rectorado y Consejo Superior designarán al personal habilitado a firmar digitalmente la documentación académica emitida en sus respectivas jurisdicciones y comunicará las resoluciones que así lo dispongan a la Dirección de Legalizaciones.

DE LA VERIFICACIÓN

ARTÍCULO 108. VERIFICACIÓN es el acto que tiene la finalidad de corroborar los estudios de nivel medio y superior emitidos en el territorio nacional registrados en los repositorios informáticos determinados por organismos oficiales de la República Argentina.

ARTÍCULO 109. El procedimiento de Verificación consistirá en la emisión de un documento digital denominado “Certificado de Verificación” firmado digitalmente con dispositivo criptográfico conforme al modelo obrante en el Anexo I.1 del presente Capítulo.

ARTÍCULO 110. La Secretaría de Asuntos Académicos del Rectorado y Consejo Superior designará al personal habilitado de la Dirección de Legalizaciones a firmar los Certificados de Verificación.

REGISTRO DE FIRMAS, SELLOS Y RESOLUCIONES

ARTÍCULO 111. La firma ológrafa y sello de la autoridad inserto en documentos académicos deberá coincidir con las existentes en el Registro de Firmas, Sellos y Resoluciones de la Dirección General de Títulos y Planes.

ARTÍCULO 112. El archivo del Registro de Firmas, Sellos y Resoluciones de la Dirección General de Títulos y Planes está conformado por:

1. las fichas de registro con firma de puño y letra y sello de la autoridad competente y por el acto administrativo de su designación.

2. los registros de firmas digitales creados por la Secretaría de Educación de la Nación -o dependencia que la sustituya-, de acuerdo con las normas vigentes de firma electrónica o digital.

DE LA PRESENTACIÓN Y ENTREGA DE DOCUMENTACIÓN ACADÉMICA

ARTÍCULO 113. El proceso de Legalización y Verificación se deberá iniciar únicamente por medio de la plataforma Trámites a Distancia de la Universidad de Buenos Aires (TAD-UBA).

ARTÍCULO 114. La imagen digitalizada de la documentación original que se encuentre en soporte papel con firma ológrafa deberá observarse en perfecto estado y con todos los datos legibles, al igual que las firmas de las autoridades intervinientes, y deberá ser una reproducción exacta del documento original.

La presentación de los documentos reproducidos en formato digital se realizará bajo declaración jurada, asumiendo el presentante la responsabilidad legal y administrativa respecto a la veracidad de la información y la autenticidad de los documentos originales en soporte papel que obra en su poder, conforme al modelo obrante en el Anexo I.2 del presente Capítulo.

ARTÍCULO 115. El solicitante deberá pagar el arancel de legalización o verificación a través de la plataforma de pago electrónico que disponga la Universidad de Buenos Aires.

En los casos en que, pasados TREINTA (30) días corridos de iniciado el trámite, no se hubiera dado cumplimiento a lo requerido en el párrafo precedente, se procederá a dejar sin efecto la presentación respectiva.

ARTÍCULO 116. La Dirección de Legalizaciones pondrá a disposición del solicitante el “Certificado de Legalización” o “Certificado de Verificación” en la plataforma TAD-UBA.

ARTÍCULO 117. En el caso de que el personal a cargo observara alguna irregularidad sobre la documentación presentada, realizará las actuaciones respectivas a fin de que los organismos competentes se expidan sobre el contenido del documento. La Dirección de Legalizaciones podrá requerir la presentación de los documentos originales cuando lo estime conveniente. Cualquier irregularidad observada dará lugar a la formulación de la correspondiente denuncia penal.

ARTÍCULO 118. Excepcionalmente, y únicamente a los efectos de la legalización o verificación de certificados de títulos de nivel secundario y de convalidaciones de títulos secundarios de interesados e interesadas que posean Documento Nacional de Identidad o Clave Fiscal expedidos por el Registro Nacional de las Personas o la Administración Federal de Ingresos Públicos, respectivamente, los y las solicitantes dispondrán de una instancia de acompañamiento presencial a fin de concluir el trámite de legalización o verificación.

Para asistir a la instancia de acompañamiento presencial, las y los solicitantes deberán tomar un turno del Sistema de Turnos implementado por la Dirección General de Títulos y Planes, el que estará disponible una vez generado el Expediente Electrónico vía TAD-UBA y abonado el arancel de la legalización o verificación a través de la plataforma de pago electrónico dispuesta por la Universidad de Buenos Aires. La Secretaría de Asuntos Académicos determinará las fechas y momentos del año en los que se desarrollen las mencionadas instancias conforme los calendarios académicos.

LEGALIZACIÓN DE LA DOCUMENTACIÓN EMITIDA POR LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

ARTÍCULO 119. Los certificados de títulos de nivel secundario emitidos por esta Universidad serán legalizados con firma digital con dispositivo criptográfico por personal habilitado conforme el artículo 106 del presente Capítulo.

ARTÍCULO 120. Los certificados analíticos finales o parciales, de carga horaria, de plan de estudios, de sanciones disciplinarias, promedio, alumno regular y de certificación de programas de materias deberán especificar ante qué entidad u organismo será presentado y estar firmados digitalmente con dispositivo criptográfico por agente habilitado conforme el artículo 107 del presente Capítulo.

ARTÍCULO 121. Los certificados analíticos finales de graduada/o deberán ser firmados digitalmente con dispositivo criptográfico por un agente habilitado conforme los artículos 106 y 107 del presente Capítulo.

ARTÍCULO 122. La certificación de los títulos universitarios expedidos en soporte papel por esta Universidad se realizará según lo estipulado en el artículo 105 del presente Capítulo. El interesado deberá incorporar al TAD-UBA una imagen exacta del título original. En el caso de los títulos universitarios extranjeros revalidados por esta Universidad, deberá únicamente incorporarse una imagen exacta del certificado de la reválida otorgada oportunamente.

ARTÍCULO 123. La legalización de actos administrativos emitidos por órganos de esta Universidad deberá ser solicitada por la plataforma TAD-UBA. La dependencia de esta Universidad donde se encuentre archivada el respectivo acto administrativo incorporará una copia con el documento COPDI al expediente electrónico y lo remitirá a la Dirección de Legalizaciones a sus efectos. Una vez realizada la legalización, se hará entrega del documento digital al solicitante a través de la plataforma TAD-UBA.

ARTÍCULO 124. Todas las certificaciones intervenidas por la Dirección General de Recursos Humanos del Rectorado podrán ser legalizadas por la Dirección de Legalizaciones. La legalización deberá ser solicitada por el interesado en la dependencia donde presta servicios, quien la remitirá a la Dirección de Legalizaciones a través del módulo “Expediente Electrónico” de GDE-UBA.

ARTÍCULO 125. Los certificados de cursos de posgrado o de extensión universitaria expedidos por las Facultades de esta Universidad serán legalizados siempre que contengan la mención explícita de la resolución de creación y estén firmados digitalmente por agente habilitado conforme al artículo 107 del presente Capítulo.

DE LA DOCUMENTACIÓN DE OTRAS INSTITUCIONES Y ORGANISMOS

ARTÍCULO 126. La legalización o verificación de documentos académicos emitidos por otras instituciones u organismos por parte de la Dirección de Legalizaciones implicará su validez dentro de la Universidad de Buenos Aires, salvo que se demuestre lo contrario, sin asumir responsabilidad alguna por el uso de tales documentos fuera de la jurisdicción de esta Universidad, y deberá ser consignado en los “Certificados de Legalización” o “Certificados de Verificación” según corresponda.

ARTÍCULO 127. Los certificados de títulos de nivel secundario emitidos en la República Argentina de acuerdo con las normas vigentes serán legalizados o verificados, según corresponda por la Dirección de Legalizaciones. No se admitirán certificados de uso ceremonial para su legalización.

ARTÍCULO 128. La convalidación de título secundario extranjero, emitida por la Secretaría de Educación de la Nación -o dependencia que la sustituya-, será legalizada o verificada por la Dirección de Legalizaciones conforme lo previsto en los artículos 104 o 108 del presente Capítulo, según corresponda.

ARTÍCULO 129. La legalización de los títulos expedidos por otras instituciones de educación superior se realizará según lo estipulado en el artículo 105 del presente Capítulo. El interesado deberá incorporar al TAD-UBA copia en perfecto estado y con todos los datos legibles y sellos que posee el original bajo declaración jurada en los términos del artículo 114 del presente Capítulo. El título original deberá tener la firma de la máxima autoridad competente en el ámbito de aplicación.

ARTÍCULO 130. Los certificados analíticos, de carga horaria, de plan de estudios, de sanciones disciplinarias y de certificación de programas de materias expedidos por otras instituciones universitarias o de educación superior nacionales o extranjeras deberán estar firmados por la máxima autoridad competente en el ámbito de aplicación.

ARTÍCULO 131. Los documentos emitidos por personas públicas o privadas extranjeras deberán estar legalizados conforme al art. 3° de la “Convención Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros adoptada por la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado” aprobada por la ley 23.458 o, en su defecto, legalizada por el consulado argentino y el Ministerio de Relaciones Exteriores, Culto y Comercio Internacional, sin perjuicio de las excepciones que surjan de tratados internacionales aprobados por la República Argentina.

ARTÍCULO 132. La documentación emitida en idioma extranjero deberá estar traducida por traductor/a público/a y legalizada por el colegio profesional competente en el territorio nacional.

ARTÍCULO 133. Los certificados de cursos de posgrado de otras instituciones universitarias estatales o privadas, excluidas las extranjeras, podrán ser legalizados por la Dirección de Legalizaciones siempre que contengan la mención de la respectiva resolución de creación. Dicha legalización deberá ser solicitada por el interesado en la Facultad interviniente, la que remitirá la documentación respectiva a la Dirección de Legalizaciones a través de un expediente electrónico. En ningún caso se legalizarán cursos de extensión.

DEL REPOSITORIO DE LA DIRECCIÓN DE LEGALIZACIONES Y VERIFICACIONES

ARTÍCULO 134. Todos los certificados emitidos por la Dirección de Legalizaciones permanecerán resguardados en un repositorio digital, en el ámbito de la Dirección General de Títulos y Planes, dependiente de la Secretaría de Asuntos Académicos. El mismo será el lugar para la consulta de los títulos de nivel secundario y convalidaciones de títulos secundarios a los efectos de futuras tramitaciones en el ámbito de la Universidad.

ANEXO I.1

Modelos

1) Modelo de Certificado de Legalización – Documentación Externa

Modelo firma ológrafa y digital

La DIRECCIÓN DE LEGALIZACIONES de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES certifica que la firma que exhibe el documento embebido: (Tipo de documentación académica) y dice (Nombres y apellidos del/la funcionario/a habilitado/a) guarda similitud con la obrante en nuestros registros. Se extiende el presente certificado para su uso exclusivo en el ámbito de la Universidad.

Titular del Documento: XXXXXX

Documento:

ARTÍCULO 126 CÓDIGO.UBA I-24: La legalización de documentos académicos emitidos por otras instituciones u organismos por parte de la Dirección de Legalizaciones implicará su validez dentro de la Universidad de Buenos Aires, salvo que se demuestre lo contrario, sin asumir responsabilidad alguna por el uso de tales documentos fuera de la jurisdicción de esta Universidad.

2) Modelo de Certificado de Legalización – Documentación Interna

Modelo firma ológrafa y digital

La DIRECCIÓN DE LEGALIZACIONES certifica que la firma que exhibe el documento embebido (Tipo de documentación académica) a nombre de (Nombres y apellidos completos del/la titular de la documentación con (DNI XXXXXXXX), y dice (Nombres y apellidos del/la funcionario/a habilitado/a) guarda similitud con la obrante en el Registro de Firma, Sellos y Resoluciones de la Dirección General de Títulos y Planes de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES.

3) Modelo de Certificado de Verificación

La DIRECCIÓN DE LEGALIZACIONES de la UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES determina que el documento académico: (Tipo de documentación académica) de: (Nombres y apellidos del/la titular del documento verificado) y documento (DNI/PAS/CI XXXXXXXXXXX) ha sido verificado con los repositorios informáticos determinados por organismos oficiales de la República Argentina. Se extiende el presente certificado para su uso exclusivo en el ámbito de la Universidad.

ARTÍCULO 126 CÓDIGO.UBA I-24: La verificación de documentos académicos emitidos por otras instituciones u organismos por parte de la Dirección de Legalizaciones implicará su validez dentro de la Universidad de Buenos Aires, salvo que se demuestre lo contrario, sin asumir responsabilidad alguna por el uso de tales documentos fuera de la jurisdicción de esta Universidad.

ANEXO I.2

Declaración Jurada

Declaro bajo juramento la veracidad de la información consignada y que los documentos acompañados son copia fiel del original en mi poder.

En caso de no coincidir lo manifestado previamente con la información que obra en los registros de la Universidad de Buenos Aires, y/o de las dependencias públicas o privadas correspondientes, el presentante asume las responsabilidades legales y administrativas que pudieren derivar de su actuar. Asimismo, manifiesto por la presente tener pleno conocimiento del “Reglamento de Procedimiento para las Legalizaciones, Verificaciones y Certificaciones de documentación académica”.

*Se deberá consignar el número de Resolución por la que se aprueba el “Reglamento de Procedimiento para las Legalizaciones, Verificaciones y Certificaciones” en el ámbito de la Dirección General de Títulos y Planes, dependiente de la Secretaría de Asuntos Académicos.

ANEXO II

Modelos de documentos académicos y de recursos humanos producidos en el módulo Generador Electrónico de Documentos Oficiales (GEDO) del GDE-UBA

1. Certificado Analítico Final

a. Certificado analítico para acreditaciones parciales de una carrera de grado, carreras técnicas de nivel universitario y estudios de grado