CAPÍTULO M: PLAN DE CONTENIDOS DEL “PROYECTO DE GESTIÓN EN RED DE LAS BIBLIOTECAS DE LA UBA II – PROREDBI II” 1
ARTÍCULO 1201. Aprobar el Plan de Contenidos del “Proyecto de Gestión en Red de las Bibliotecas de la UBA II – ProRedBi II” que se integra como Anexo del presente Capítulo.
ANEXO I: PLAN DE CONTENIDOS PARA EL PROYECTO DE GESTIÓN EN RED DE LAS BIBLIOTECAS DE LA UBA II – PROREDBI II 2
Introducción
La información es considerada un insumo básico en todos los procesos de enseñanza y aprendizaje y de generación de conocimiento. El acceso a las fuentes actuales de información es, por tanto, un activo fundamental de las instituciones académicas, y los servicios de biblioteca conforman el andamiaje necesario para proveer ese acceso. La gestión de las distintas bibliotecas de la Universidad de Buenos Aires se realiza siguiendo diferentes estándares de catalogación y archivo y utilizando procesos manuales en algunos casos y también sistemas informáticos para consulta y control de préstamos que varían entre las distintas sedes y unidades académicas. Si bien cada biblioteca atiende las necesidades de sus usuarios, el uso de distintos estándares y la inexistencia de un sistema de gestión en red dificulta la consulta local e interconsulta y acceso a la información por parte de usuarios que, si bien son externos a una biblioteca en particular, son miembros de la comunidad educativa de la UBA.
El rol y la funcionalidad de la biblioteca como espacio físico y virtual de acceso a la información se ha visto profundamente influenciado por las tecnologías de información y comunicación en los últimos años, tanto que es hoy entendida como un espacio de generación de conocimiento. Así, el acceso en tiempo real a fuentes de información, catálogos y bases de datos disponibles, aunque distribuidos en las diferentes sedes, es considerado cada vez más como un derecho y se entiende por tanto como una responsabilidad básica de la Universidad.
Objetivos
El proyecto plantea la normalización de los catálogos bibliográficos e implementación de un sistema de información de gestión bibliotecaria centralizado sobre los institutos de investigación UBA y UBA-CONICET.
Los objetivos específicos del proyecto son:
● Relevamiento del estado de situación de los institutos bajo 3 ejes: Registros bibliográficos; Equipamiento; Recursos Humanos.
● Uniformización de los catálogos mediante el estándar MARC21.
● Instalación de un sistema único de gestión de bibliotecas que permita administrar la adquisición, búsqueda, catalogación y circulación de los recursos bibliográficos de las bibliotecas.
● Incorporar los catálogos a un sitio web público que permita consultar el catálogo y disponibilidad del material de todas las bibliotecas de la UBA.
● Puesta en valor de equipamiento informático.
● Capacitación en las nuevas herramientas de todos los recursos involucrados de bibliotecas y oficinas relacionadas.
Para alcanzar dichos objetivos, el proyecto demandará un exhaustivo relevamiento previo de los sistemas informáticos y de catalogación de las bibliotecas de cada instituto, para luego realizar la instalación y migración al sistema KOHA, reconocido mundialmente como el más apropiado para estas situaciones, así como la capacitación de personal
de las bibliotecas.
La integración en un sistema único permitirá a la vez realizar estudios de tráfico, uso y necesidades que faciliten la planificación de asignación de recursos e inversiones futuras, para todo lo relacionado con bibliografía académica.
Tanto en el relevamiento como la implementación, requerirá del trabajo de los equipos de cada biblioteca, recursos externos especialistas en la temática, con el soporte del SISBI y la SECYT.
Contexto y antecedentes
Actualmente se encuentra en curso la fase implementación de la primera etapa del Proyecto de Gestión en Red de las Bibliotecas Centrales de la UBA – ProRedBi, el cual tiene como objetivo la estandarización e instalación del sistema de información mencionado en las 18 bibliotecas centrales de la UBA.
Este proyecto relevó el estado de situación de cada una de ellas bajo 3 ejes: Registros bibliográficos, Infraestructura y Recursos Humanos.
Se encuentra desarrollada la arquitectura de redes y máquinas virtuales sobre la cual corre el sistema, montada en los servidores de ArSAT. Este trabajo representa un gran avance en cuestiones logísticas y toma de decisiones.
El avance y difusión del proyecto a lo largo del año 2019 también sienta un precedente dentro de la comunidad bibliotecaria, que reconoce las ventajas y la importancia de la estandarización en el manejo de los
registros bibliográficos.
En este marco, la Universidad busca acortar brechas e integrar no solo las facultades con sus cátedras e institutos, sino constituir a la Universidad como un verdadero ente integrado generador de conocimiento.
El Sistema informático propuesto
Según lo que se anticipó en los estudios preliminares y en las unidades académicas donde ya se ha implementado el sistema Koha es el propuesto. El mismo es un sistema integrado de gestión de bibliotecas creado en 1999 para la Horowhenua Library Trust en Nueva Zelanda. Es el primer sistema de este tipo basado en código fuente abierto, el que está liberado bajo la GNU General Public License.
El mismo viene siendo desarrollado por una comunidad de programadores y bibliotecarios de todas partes del mundo, su diseño es ajeno a cualquier intención comercial o corporativa. Le permite al bibliotecario manejar la mayoría de los procedimientos administrativos de una Biblioteca, y además proveer a los visitantes con un catálogo público para la consulta de ejemplares y circulación. Además, cualquier bibliotecario puede participar en el desarrollo del sistema, ya que es de código abierto, lo cual abre la posibilidad de personalizaciones a la medida de la UBA. El sistema se encuentra basado en la Web, y como tal produce salidas compatibles con la especificación XHTML 1.0 y CSS de la World Wide Web Consortium (W3C), garantizando su operatividad a través de cientos de navegadores Web, plataformas, sistemas operativos y dispositivos no convencionales.
Características del sistema
Las mismas son las previstas en un programa integrado de gestión de bibliotecas, incluyendo:
● Interfaz simple y clara para bibliotecarios y usuarios.
● Búsqueda configurable.
● Listados de lectura de los usuarios.
● Sistema completo de adquisiciones, incluyendo presupuestos e información de tasación.
● Versatilidad con respecto al número de sedes a administrar, de categorías del artículo, de registros y de otros datos.
● Sistema de seriales para diarios y revistas.
● Está basado en la Web, por lo que pueden utilizarse en terminales sin disco duro ni hardware especializado para las
consultas y el manejo de la biblioteca.
● El bibliotecario puede administrar la biblioteca remotamente, utilizando un teléfono móvil o un asistente personal.
● Maneja un vasto repertorio de Informes, Reportes y Estadísticas favorecidas por el uso de una base de datos relacional.
● Posibilidad de realizar con el mismo conexiones a otros sistemas académicos de la Universidad
Características Técnicas del sistema
● Catalogación manejable con formato MARC21 y UNIMARC, a nivel de campos y subcampos.
● Soporta Z39.50 y SRU, como cliente y como servidor; es proveedor de datos OAI-PMH; RSS; SIP2.
● Interfaz para el usuario de catálogo en línea (OPAC) con diseño web adaptativo.
● Modelo MVC sobre lenguaje Perl.
Organización general del Proyecto
● El fondo documental de las bibliotecas de institutos se reunirá en el Catálogo Colectivo de la UBA en VuFind. La implementación en cada biblioteca no se considerará concluida hasta que las bases de datos en Koha de cada biblioteca estén integradas en el Catálogo Colectivo.
● La coordinación de los aspectos técnicos y de implementación del sistema es responsabilidad de la Secretaría de Ciencia y Técnica de la Universidad de Buenos Aires y participarán del proyecto:
○ SISBI
○ Subsecretaría de Transformación Digital y Modernización Consultores especialistas
○ Responsables y Personal de las Bibliotecas
Distribución de responsabilidades en el proyecto SISBI, son responsabilidades del personal del SISBI:
● Proporcionar la información proveniente de los relevamientos de infraestructura, personal y recursos disponibles en cada biblioteca realizados hasta la fecha.
● Relevar las bibliotecas según las necesidades que surjan a lo largo del proyecto, en forma individual o conjunta con los consultores.
● Analizar, conjuntamente con los consultores y las bibliotecas, el formato BIBUN y MARC y/o validar los mapeos presentados por los consultores.
● Establecer las definiciones para campos específicos (listados de idiomas, países, entre otros) en conjunto con las bibliotecas.
Subsecretaría de Transformación Digital y Modernización, estará a cargo de:
● Proveer las máquinas virtuales que cumplan con los requisitos del proyecto y con los estándares de estabilidad y alta disponibilidad (HA).
● Garantizar un soporte las 24 horas y los 7 días de la semana del sistema central
Expertos y Asesores externos, la tarea de los expertos incluye las siguientes actividades:
● Instalación del Sistema,
● Parametrización,
● Migración de bases de datos,
Capacitación a todo el personal de las bibliotecas de la universidad e Integración de las bases de datos en el Catálogo
Colectivo.
Sus responsabilidades incluyen:
● Migrar las bases de datos existentes en las bibliotecas, en cualquier software que utilicen en la actualidad (Isis, Winsis, Pérgamo, DBTEXT u otros) y cualquier formato (BIBUN, BIBUN con desvíos, formato propio u otros), al Sistema de gestión Koha y formato MARC. La migración incluye los registros bibliográficos de monografías, revistas, analíticas u otros materiales con sus correspondientes ejemplares.
● Proporcionar a las bibliotecas un reporte sobre el estado de las bases y al SISBI de los problemas detectados en cada base de datos.
● Generar las bases de datos de autoridades de cada biblioteca.
● Generar una serie de informes/estadísticas precargados a definir por el SISBI y las bibliotecas.
● Configurar las hojas de carga para los distintos tipos documentales (libros, revistas, analíticas, materiales especiales u otros) que el SISBI y las bibliotecas determinen.
● Crear listas de valores autorizados para campos específicos (listados de idiomas, países, entre otros) según las definiciones establecidas por el SISBI en conjunto con las bibliotecas.
● Migrar la/s base/s de usuarios y la configuración de las reglas de circulación según lo establecido por las bibliotecas.
● Garantizar la integración de los catálogos de las 18 bibliotecas en el Catálogo Colectivo.
● Capacitar al personal de las bibliotecas en cuanto a las características y funcionalidad de Koha y Marc 21, incluyendo los siguientes aspectos según necesidades y grupos de usuarios:
1. configuración de Koha (administración y preferencias del sistema, usuarios, creación de hojas de trabajo) catalogación de monografías, seriadas y demás materiales, autoridades, registros de ítem, herramientas relacionadas con el catálogo
3. circulación
4. informes, herramientas, estadísticas
5. Koha para informáticos.
Responsables y Personal de las Bibliotecas, sus responsabilidades son:
● Informar las personalizaciones o particularidades de las bases que se alejan del formato utilizado (BIBUN u otros).
● Proporcionar un listado de su personal (DNI, apellido, nombre, fecha de nacimiento, e-mail) roles asignados y a asignar en el proyecto y los privilegios o permisos que se asignarán a cada uno de ellos.
● Acompañar el proceso de implementación realizando las correcciones necesarias en sus bases de datos (por ej: inventarios, números de acceso, entre otros), independientemente de las modificaciones que estén a cargo de los consultores.
● Contribuir a la generación de bases de datos actuales y depuradas que faciliten un proceso de migración satisfactoria.
● Solicitar su código MARC a la Library of Congress.
● Definir, como voceros de cada unidad académica, la política de préstamos y las categorías de ejemplar y los criterios para asignar los materiales a cada categoría según información presente en los registros.
● Definir las bases de datos de usuarios de la biblioteca (alumnos, docentes, investigadores).
| ProRedBi II – presupuesto estimado | $4.000.000,00 |
| 3.4 Serv. no per. – Servicios técnicos y profesionales – Trabajo de campo; Análisis y procesamiento de datos | $2.000.000,00 |
| 4.3 B. de Uso – Maquinaria y equipo – Compra de PC’s, lectores de códigos de barras, impresoras. | $ 1.665.000,00 |
| 3.4 Serv. no per. – Servicios técnicos y profesionales – Dictado de cursos de capacitación; material de difusión | $ 167.500,00 |
| 3.3 Serv. no per. – Mantenimiento, reparación y limpieza – Servicio de hosting y mantenimiento de servidores | $ 167.500,00 |
[1] Resolución RESCS-2019-2226-UBA-REC
[2] Anexo ACS-2019-455-UBA-SG de la Resolución RESCS-2019-2226-UBA-REC