CAPÍTULO G: SISTEMA INTEGRAL DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1

ARTÍCULO 601. Crear el Sistema Integral de Gestión Documental de la Universidad de Buenos Aires.

ARTÍCULO 602. Disponer la implementación del sistema conforme las siguientes operaciones:

1. identificación,

2. registro,

3. evaluación,

4. conservación y

5. destrucción.

ARTÍCULO 603. Identificación. La identificación y clasificación de los documentos se realizará a través de un inventario general y conforme a las siguientes definiciones y criterios:

  • Serie documental: conjunto homogéneo de documentos producidos por una persona física o jurídica en el desarrollo de una misma actividad administrativa, función o procedimiento y regulado por la misma normativa. Surge como resultado y es el testimonio de actividades concretas, suele responder a una misma tipología documental e incluso a asuntos o materias similares.
  • Tipo documental: unidad documental mínima producida por un organismo en el desarrollo de una actividad concreta, regulada por una norma de procedimiento y cuyo formato, contenido informativo y soporte son homogéneos. Puede ser simple (un memo, una resolución, una planilla de asistencia, entre otros) o compuesto (el expediente).

ARTÍCULO 604. Registro. Un documento se registra cuando se incorpora al sistema. No puede desarrollarse ningún proceso que afecte al documento hasta que se complete su registro.

ARTÍCULO 605. Evaluación. La documentación se evaluará según el siguiente criterio de valor de guarda:

1. Guarda permanente: es toda aquella documentación que no tenga plazos para su destrucción y que se estima necesario resguardar sea por su valor evidencial, informativo, probatorio o testimonial de las políticas y acciones de la Universidad, o documental de derechos imprescriptibles, o que contribuyan a la elaboración de la memoria institucional de la Universidad y sus funciones.

2. Guarda permanente en soporte digital: es toda aquella documentación que requiere su guarda permanente, pero puede ser destruido el soporte papel conservando copia directa en soporte digital firmado digitalmente. La conservación de los documentos en el repositorio digital deberá garantizar su integridad, accesibilidad y disponibilidad y tendrán idéntica eficacia y valor probatorio que sus equivalentes en soporte papel.

3. Guarda transitoria: es toda aquella documentación que no tenga valor de guarda permanente.

ARTÍCULO 606. Conservación. La conservación de los documentos se regirá conforme a la tabla de plazos mínimos de conservación y guarda establecidos en el Anexo I, la que será de aplicación obligatoria en todo el ámbito de la Universidad de Buenos Aires.

A tales efectos, se aplicarán los siguientes criterios:

1. Los plazos de guarda de la tabla del Anexo I se refieren únicamente a los documentos originales. Las copias pueden ser destruidas sin solicitar su destrucción.

2. La tabla del Anexo I indica los plazos mínimos durante los cuales deberán ser conservados los documentos. Ello implica que lo mismos podrán ser guardados por más tiempo que el allí establecido, siempre que se justificare con razones fundadas.

3. Los plazos de guarda definidos tienen en cuenta la naturaleza de la información contenida en los documentos, contemplándose los aspectos administrativos, legales e históricos que señalan el tiempo de conservación precaucional.

4. El fin del plazo de guarda permite a las dependencias solicitar la destrucción correspondiente. Salvo indicación en contrario, los plazos de conservación son expresados en años, considerándose para ello los períodos de DOCE (12) meses a partir de la fecha en que se ordenó su archivo. Excepcionalmente, en el caso que no fuera posible contar con una fecha cierta de su archivo, podrá computarse a partir de la última fecha del documento o de la actuación o expediente, en que está integrado.

5. La actualización de los plazos de guarda, en los casos en que exista legislación específica respaldatoria de dichos plazos, será dispuesto por resolución del Consejo Superior. Asimismo, podrá procederse a la incorporación y/o actualización de las series y tipos documentales conforme lo soliciten fundadamente las dependencias de la Universidad de Buenos Aires.

ARTÍCULO 607. Destrucción. Una vez vencido el plazo de guarda aplicable al documento, se podrá disponer su destrucción. Se deberá atender a los siguientes principios:

1. Ninguna acción de destrucción debe tener lugar sino se garantiza que el documento ya no se necesita, que no queda ninguna labor pendiente de ejecución o vigente y que no existe ningún otro impedimento para llevarla a cabo.

2. Se procederá a la destrucción del material documental correspondiente por medio de la trituración y eliminación de la masa de papel triturado u otras formas de destrucción que preserven la confidencialidad de cualquier información que contenga dicho material y la no utilización de la documentación como tal.

ARTÍCULO 608. La selección de la documentación para su guarda o destrucción será efectuada por la dependencia u oficina ante quien haya concluido el trámite y haya dispuesto su archivo. La documentación a destruir será identificada mediante el formulario del Anexo II, y será autorizada por un funcionario con rango no menor a Director General. Los documentos de control (tales como comprobantes de correspondencia, remitos de expedientes) y la documentación facilitativa o de apoyo informativo (aquella que sólo cumple una función administrativa u operativa colaborando con el funcionamiento de la organización) se eliminarán sin solicitar su destrucción.

ARTÍCULO 609. Las autorizaciones de destrucción serán elevadas al Consejo Superior o a los Consejos Directivos, según corresponda, al menos dos veces al año para su conformidad, quien resolverá en definitiva, respecto de la observancia de lo dispuesto en el artículo 607, inciso 1. Previo a la intervención del Consejo Superior o del Consejo Directivo, deberá darse intervención al Archivo Histórico a fin de que seleccione aquellos documentos que por su valor histórico deban conservarse.

ARTÍCULO 610. La destrucción de los documentos será efectuada por el área que tenga a su cargo las funciones de archivo. Se labrará un acta de destrucción de los documentos a efectos de dejar testimonio del procedimiento conforme el modelo del Anexo III.

ARTÍCULO 611. Capacitación. La capacitación a los fines de la implementación del Sistema Integral de Gestión Documental se desarrollará a través de la Subsecretaría de Modernización y Relaciones con la Comunidad de este Rectorado y Consejo Superior.

ARTÍCULO 612. La autoridad de aplicación a los fines de la implementación del Sistema Integral de Gestión Documental de la Universidad de Buenos Aires, serán el Consejo Superior o los Consejos Directivos, según corresponda en los ámbitos de sus respectivas competencias.

ANEXO I: TABLA DE PLAZOS MÍNIMOS DE GUARDA 2

 A. DE GUARDA PERMANENTE

 – Planes de estudio.

 – Creación de Facultades y carreras de grado y posgrado.

 – Creación de colegios, dependencias e Institutos.

 – Creación de premios.

 – Designación de profesores consultos, eméritos y honorarios.

 – Designación de profesores Honoris Causa.

 – Designación de profesores contratados o invitados

 – Juicio académico.

 – Expedientes de obra pública – régimen de contratación y ejecución de obras públicas.

 – Compra y venta de inmuebles.

 – Donaciones y legados.

 – Legajos de personal.

 – Certificaciones de servicio.

 – Formularios de seguro de vida.

 – Licencias para estudios o investigación y año sabático.

 – Registro de marcas, patentes, modelos de utilidad y derechos de autor.

 – Oficios y pedidos de informes y causas judiciales, excepto oficios de embargos.

 – Denuncias penales en lo que la Universidad sea denunciante.

 – Expedientes de expedición de diplomas de títulos de fecha anterior al año 2016

 – Libros Matriz.

 – Libros Generales de Grado.

 – Libros de Calificaciones.

 B. DE GUARDA PERMANENTE EN SOPORTE DIGITAL CON FIRMA DIGITAL

 – Legajos de estudiantes.

 – Expedientes de expedición de diplomas de títulos.

 – Expedientes de expedición de duplicados de títulos, rectificaciones de diplomas y reválidas de títulos.

 – Libros Matriz.

 – Libros Generales de Grado.

 – Libros de Calificaciones.

 – Convenios marcos en general y de asistencia técnica, capacitación, cooperación académica o internacional: desde la fecha de la fecha de su vencimiento salvo indicación expresa en contrario.

 C. DE GUARDA TRANSITORIA

 C.1. DIEZ (10) AÑOS

 – Expedientes finalizados de contrataciones.

 – Expedientes de rendiciones.

 – Investigaciones sumariales, desde que queda firme el acto que resuelve.

 – Expedientes vinculados accidentes de trabajo.

 – Liquidaciones de pedidos de fondos, sueldos y ejecuciones presupuestarias.

 – Partes diarios de Tesorería.

 – Rendiciones de subsidios de la Universidad (tales como UBANEX, UBACYT, entre otros)

 – Rendiciones de subsidios de programas especiales (financiados por organismos externos a la Universidad)

 – Concursos docentes: desde que queda firme la resolución definitiva.

 – Concursos de personal nodocente: desde que queda firme la resolución definitiva.

 – Historia clínica, desde la última actuación registrada.

 – Todo expediente que no sea de conservación permanente y no tuviera otro plazo de guarda específico, desde que se hubiera dispuesto su último archivo.

 C.2. CINCO (5) AÑOS

– Nombramientos del personal nodocente.

– Reubicación y encasillamiento del personal nodocente.

– Becas de estudiantes y certificaciones y rendiciones vinculadas.

– Legajos becarios: desde la finalización de la beca.

– Becas de investigación y certificaciones y rendiciones vinculadas.

– Proyectos de investigación y extensión acreditados y rendiciones vinculadas.

– Actas de trabajos prácticos de estudiantes.

– Actas de exámenes.

– Oficio de embargos: a contar desde la fecha de notificación del oficio a la Universidad, del cumplimiento de la medida cautelar o de la respuesta negativa al tribunal oficiante, lo que ocurra más tarde.

C.3. DOS (2) AÑOS

– Comunicaciones y notas recibidas o remitidas, siempre que no se disponga un tratamiento diferente.

– Nombramientos, desde la fecha de resolución del nombramiento.

C.4. UN (1) AÑO

– Cambios de horario de personal, incompatibilidades, movimiento de personal.

– Certificaciones extendidas no retiradas por el interesado.

– Memorandos y otras comunicaciones internas.

C.5. SUPUESTOS ESPECIALES

– Solicitudes de libretas universitarias: desde que queda firme la resolución que lo resuelve.

– Proyectos de investigación o extensión no seleccionados, solicitudes de becas no asignadas: desde que queda firme la resolución que resuelve la convocatoria.

ANEXO II: SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE DESTRUCCIÓN

SOLICITUD Y AUTORIZACIÓN DE DESTRUCCIÓN

Solicitud Nº:

Fecha:

Numero de asientoNº de unidad o códigoSecciónOficina de procedenciaSerie documentalTipo documentalDescripción de la documentaciónFechaOriginal/Copia
         
         
(agregue si corresponde)        

Lugar de conservación:

Funcionario/s responsable/s que solicita la eliminación (firma y aclaración):

Funcionario/s responsable/s que autoriza la eliminación (firma y aclaración):

Conformidad Archivo Histórico:

Firma y aclaración:

Referencias:

  1. Número de asiento: es el número correlativo que corresponda al inventario de documentos que serán eliminados.
  2. Número de unidad o código: se refiere al número con el que el expediente, nota o documento ha sido originariamente identificado (puede ser por ejemplo el número COMDOC asignado).
  3. Sección: Identificar el área administrativa/dependencia que dio inicio y/o produjo la documentación
  4. Oficina de procedencia: refiere a la dependencia donde se archivó el documento concluido su trámite (por ejemplo: Mesa de Entradas, Salidas y Archivo).
  5. Serie documental: Trámite administrativo de gestión/investigación/extensión/académico que generó la documentación, por ejemplo “Caja chica”, “Legajos de Personal”, “Viáticos”, “Subsidios”, “Becas”, “Planes de estudio”, “concurso docente”, “sumario”, “contratación directa”, “Proyectos de extensión con subsidio”, entre otros). Este nombre puede relacionarse con el tipo documental o con la función, proceso o actividad que dio origen a la serie.
  6. Tipo documental: se trata de la “forma” del documento: si se trata de expedientes, planillas, o de un libro, o notas, resoluciones, informes, providencias o papeles simples, entre otros).
  7. Fecha: año de finalización del trámite, si hubiere.
  8. Original/copia: consignar si se trata de documentación original o si se trata de copias

ANEXO III: ACTA DE DESTRUCCIÓN

En la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, a los… días del mes de ……………….. del año ……. en aplicación de lo dispuesto por Resolución (CS) Nº ………… se deja constancia de la destrucción de los documentos incorporados a las siguientes solicitudes, cuyos originales se agregan a la presente

Solicitud Nº

Firma/s:

 [1] Resolución RESCS-2019-741-E-UBA-REC 
[2] RESCS-2021-257-E-UBA-REC