CAPÍTULO L: SISTEMA INFORMÁTICO DE GESTIÓN EN RED DE LAS BIBLIOTECAS CENTRALES DE LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES ¹

ARTÍCULO 1101. Aprobar el proyecto de implementación del Sistema informático integral y común a toda la Universidad para la gestión en red de las Bibliotecas Centrales de la Universidad de Buenos Aires que se adjunta como Anexo I del presente Capítulo.

ARTÍCULO 1102. Establecer que el área Sistema de Bibliotecas e Información de la Universidad de Buenos Aires (SISBI) será responsable de determinar los criterios de estandarización de catálogos y del sistema de gestión informático que utilizarán las distintas bibliotecas que conforman la red.

ARTÍCULO 1103. Delegar en la Secretaría de Ciencia y Técnica de la Universidad de Buenos Aires la responsabilidad de administración y control de la implementación del sistema informático que dispone el Artículo 1101.

ARTÍCULO 1104. Aprobar las especificaciones técnicas, requisitos y plan de trabajo que se adjuntan, como Anexo I, a este Capítulo.

Anexo I: Sistema informático de gestión en red de las Bibliotecas Centrales de la Universidad de Buenos Aires ²

Introducción

La información es considerada un insumo básico en todos los procesos de enseñanza y aprendizaje, y de generación de conocimiento. El acceso a las fuentes actuales de información es, por tanto, un activo fundamental de las instituciones académicas, y los servicios de biblioteca conforman el andamiaje necesario para proveer ese acceso.

La gestión de las distintas bibliotecas de la Universidad de Buenos Aires se realiza siguiendo diferentes estándares de catalogación y archivo y utilizando sistemas informáticos para consulta y control de préstamos que varían también entre las distintas sedes y unidades académicas. Si bien cada biblioteca atiende las necesidades de sus usuarios, el uso de distintos estándares y la inexistencia de un sistema de gestión en red dificulta la consulta y acceso a la información por parte de usuarios que, si bien son externos a una biblioteca en particular, son miembros de la comunidad educativa de la UBA.

El rol y la funcionalidad de la biblioteca como espacio físico y virtual de acceso a la información se ha visto profundamente influenciado por las tecnologías de información y comunicación en los últimos años, tanto que es hoy entendida como un espacio de generación de conocimiento. Así, el acceso en tiempo real a fuentes de información, catálogos y bases de datos es considerado cada vez más como un derecho y se entiende por tanto como una responsabilidad básica de la Universidad.

El Proyecto

El proyecto plantea la puesta en marcha de un Sistema informático de gestión en red de las Bibliotecas Centrales de la Universidad de Buenos Aires con acceso para toda la comunidad de la Universidad a todos los recursos. Los objetivos del proyecto son:

• Uniformización de los catálogos mediante el estándar MARC21.
• Instalación de un sistema único de gestión de bibliotecas que permita administrar la adquisición, búsqueda, catalogación y circulación de los recursos bibliográficos de las bibliotecas.
• Desarrollo y puesta en marcha de un sitio web público que permita consultar el catálogo y disponibilidad del material de todas las bibliotecas centrales.
• Puesta en valor de equipamiento informático de las bibliotecas centrales, instalando terminales de acceso público para consulta y disponibilidad de catálogo.

Para cumplir los objetivos, el proyecto se divide en dos partes. Por un lado, el desarrollo de un sistema central gestionado por el SISBI, donde los integrantes de la comunidad universitaria podrán acceder a consultar la disponibilidad del catálogo de las 18 bibliotecas centrales de la UBA, y por otro, la puesta en valor de los sistemas de gestión de las bibliotecas, unificando y estandarizando criterios de catalogación, mediante el estándar internacional MARC21, y de sistemas de gestión informáticos, mediante el software de gestión libre Koha.

A nivel técnico, la puesta en marcha del sistema Koha en cada biblioteca, permitirá desarrollar de forma segura, estable y viable, un índice central en el SISBI que habilitará la posibilidad de llevar adelante el desarrollo de un sistema central, de acceso online y público, de consulta y disponibilidad de todas las bibliotecas centrales de la universidad.

El proyecto demandará un exhaustivo relevamiento de los sistemas informáticos y de catalogación de cada biblioteca central, para luego realizar la instalación y migración al sistema KOHA, reconocido mundialmente como el más apropiado para estas situaciones, así como la capacitación de personal de las bibliotecas.

La integración en un sistema único permitirá a la vez realizar estudios de tráfico, uso y necesidades que faciliten la planificación de asignación de recursos e inversiones futuras, para todo lo relacionado con bibliografía académica.

Tanto en el relevamiento como la implementación, requerirá del trabajo de los equipos de cada biblioteca, recursos externos especialistas en la temática, con el soporte del SISBI y la SECYT.

Organización general del Proyecto

El fondo documental de las 18 bibliotecas se reunirá en el Catálogo Colectivo de la UBA en Vufind. La implementación en cada biblioteca no se considerará concluida hasta que las bases de datos en Koha de cada biblioteca estén integradas en el Catálogo Colectivo.

La coordinación de los aspectos técnicos y de implementación del sistema es responsabilidad de la Secretaría de Ciencia y Técnica de la Universidad de Buenos Aires y participarán del proyecto:

• SISBI
• Subsecretaría de Transformación Digital y Modernización
• Consultores especialistas
• Responsables y Personal de las Bibliotecas

SISBI

Son responsabilidades del personal del SISBI:

• Proporcionar la información proveniente de los relevamientos de infraestructura, personal y recursos disponibles en cada biblioteca realizados hasta la fecha.
• Relevar las bibliotecas según las necesidades que surjan a lo largo del proyecto, en forma individual o conjunta con los consultores.
• Analizar, conjuntamente con los consultores y las bibliotecas, el formato BIBUN y MARC y/o validar los mapeos presentados por los consultores.
• Establecer las definiciones para campos específicos (listados de idiomas, países, entre otros) en conjunto con las bibliotecas.

Subsecretaría de Transformación Digital y Modernización

La Subsecretaría de Transformación Digital y Modernización estará encargada de:

• Definir el centro de datos en que se alojará el proyecto.
• Asegurar la existencia de máquinas virtuales que cumplan con los requisitos del proyecto y con los estándares de estabilidad y alta disponibilidad (HA).
• Garantizar un soporte las 24 horas y los 7 días de la semana del sistema central

Expertos y Asesores externos

La tarea de los expertos incluye las siguientes actividades: Instalación del Sistema, Parametrización, Migración de bases de datos, Capacitación a todo el personal de las bibliotecas de la universidad e Integración de las bases de datos en el Catálogo Colectivo. Sus responsabilidades incluyen:

• Migrar las bases de datos existentes en las bibliotecas, en cualquier software que utilicen en la actualidad (Isis, Winsis, Pérgamo, DBTEXT u otros) y cualquier formato (BIBUN, BIBUN con desvíos, formato propio u otros), al Sistema de gestión Koha y formato MARC. La migración incluye los registros bibliográficos de monografías, revistas, analíticas u otros materiales con sus correspondientes ejemplares.
• Proporcionar a las bibliotecas un reporte sobre el estado de las bases y al SISBI de los problemas detectados en cada base de datos.
• Generar las bases de datos de autoridades de cada biblioteca.
• Generar una serie de informes/estadísticas precargados a definir por el SISBI y las bibliotecas.
• Configurar las hojas de carga para los distintos tipos documentales (libros, revistas, analíticas, materiales especiales u otros) que el SISBI y las bibliotecas determinen.
• Crear listas de valores autorizados para campos específicos (listados de idiomas, países, entre otros) según las definiciones establecidas por el SISBI en conjunto con las bibliotecas.
• Migrar la/s base/s de usuarios y la configuración de las reglas de circulación según lo establecido por las bibliotecas.
• Garantizar la integración de los catálogos de las 18 bibliotecas en el Catálogo Colectivo.
• Capacitar al personal de las bibliotecas en cuanto a las características y funcionalidad de Koha y Marc 21, incluyendo los siguientes aspectos según necesidades y grupos de usuarios:

1) configuración de Koha (administración y preferencias del sistema, usuarios, creación de hojas de trabajo)

2) catalogación de monografías, seriadas y demás materiales, autoridades, registros de ítem, herramientas relacionadas con el catálogo

3) circulación

4) informes, herramientas, estadísticas

5) Koha para informáticos.

Responsables y Personal de las Bibliotecas

• Informar las personalizaciones o particularidades de las bases que se alejan del formato utilizado (BIBUN u otros).
• Proporcionar un listado de su personal (DNI, apellido, nombre, fecha de nacimiento, e-mail) y los privilegios o permisos que se asignarán a cada uno de ellos.
• Acompañar el proceso de implementación realizando las correcciones necesarias en sus bases de datos (por ej: inventarios, números de acceso, entre otros), independientemente de las modificaciones que estén a cargo de los consultores.
• Contribuir a la generación de bases de datos actuales y depuradas que faciliten un proceso de migración satisfactoria.
• Solicitar su código MARC a la Library of Congress.
• Definir la política de préstamos y las categorías de ejemplar y los criterios para asignar los materiales a cada categoría según información presente en los registros.
• Definir las bases de datos de usuarios de la biblioteca (alumnos, docentes, investigadores).

Planificación estimada

Se proyecta un período de 18 meses hasta lograr la implementación completa del proyecto. El objetivo es que el sistema se encuentre completamente operativo para el inicio del ciclo lectivo del año 2021.

[1] Resolución RESCS-2019-1055-E-UBA-REC

[2] Anexo ACS-2019-232-E-UBA-SG de la Resolución RESCS-2019-1055-E-UBA-REC