CAPÍTULO N: MARCO GENERAL DE REGISTRACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE INGRESOS DE LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

ARTÍCULO 1301. Aprobar el Marco General de registración y documentación de ingresos de la Universidad de Buenos Aires que forma parte del presente Capítulo.¹

ARTÍCULO 1302. Encomendar al señor Rector la elaboración de normas reglamentarias del Marco General aprobado mediante Artículo 1301 del presente Capítulo.²

ANEXO I

MARCO GENERAL DE REGISTRACIÓN Y DOCUMENTACIÓN DE INGRESOS DE LA UNIVERSIDAD DE BUENOS AIRES

Bases

I. Objetivo

Establecer los criterios básicos de aplicación para la exposición de los ingresos de la Universidad mediante la aplicación de un régimen que regule la correcta y eficiente registración de los mismos en el ámbito de toda la Universidad; fortaleciendo así la transparencia de la información pública.

II. Antecedentes – Fundamentos

A la fecha, la Universidad lleva los registros contables, económicos y financieros, de sus egresos e ingresos, mediante el sistema de gestión Pilagá.

En el caso de los ingresos de recursos propios, las Dependencias de esta Universidad realizan el devengamiento de ingresos y la percepción mediante el sistema mencionado en el párrafo anterior. De esta operación resultan comprobantes denominados Devengando de Ingresos y Recibo, por duplicado, al momento de hacerse efectivo el cobro. Ambos movimientos impactan automáticamente en la contabilidad del mencionado Sistema. Este registro resulta de realización obligatoria a efectos de incorporar a la contabilidad los ingresos. No obstante el sistema de gestión Pilagá no contempla la gestión de facturación.

Siendo que la Universidad presta servicios a distintos entes de la comunidad y que los mismo conllevan una contraprestación dineraria, que en muchos casos solicitan la presentación de facturas para tramitar los pagos a esta Casa de Estudios.

A efectos de subsanar la falta de funcionalidades del sistema Pilagá, diversas Dependencias han desarrollado sus propios sistemas de registración y documentación de ingresos. Sean estos informatizados o manuales.

Por último, la unificación de criterios para la registración y exposición de los ingresos de la Universidad contribuirá al fortalecimiento institucional garantizando el respaldo documental de los mismos y la gestión de la información relacionada.

III. Marco normativo

• Resolución General 1415/03 – Régimen de facturación y registración
• Resolución General 3665/14 – Modificación régimen de emisión de comprobantes

IV. Principios generales de aplicación

1) Los sistemas de registración y documentación de ingresos autorizados son:

a) Aplicación informática (software de registración y documentación de ingresos). Los comprobantes que emita la aplicación deberán cumplir con las normas dispuestas en el presente marco general y sus posteriores reglamentaciones. Las Dependencias en las que el volumen de operaciones de ingresos así lo permita podrán seguir utilizando, únicamente, el sistema Pilagá para la registración. En este caso, estarán exentas de cumplir con el modelo de comprobante pero sí deberán solicitar punto de venta autorizado.

b) Comprobante manual, impreso en imprentas de la Universidad de Buenos Aires.

c) Impresora de tiques. En este caso estarán exentas de cumplir con el modelo de comprobante pero sí deberán solicitar punto de venta autorizado y deberán cumplir con los contenidos mínimos dispuestos en el Marco General y sus reglamentaciones.

2) Las Dependencias deberán elegir el método más apropiado para satisfacer sus necesidades de registración y documentación de ingresos de los servicios prestados.

3) En el caso de utilizar aplicaciones informáticas, comprobantes manuales o impresoras de tiques las Dependencias deberán respaldar todas sus prestaciones con un comprobante tipo Factura o Tique. No constituyendo un documento respaldatorio de las operaciones el Devengado de Ingresos emitido por Pilagá.

4) Todos los ingresos deben continuar registrándose en el Sistema Pilagá. Los mismos serán transferidos del sistema utilizado de Registración y documentación de ingresos según el método seleccionado a los efectos de su debida registración económica, financiera y contable.

5) Para la identificación de los puntos de registración y documentación de ingresos y recaudación se utilizarán puntos de venta según lo dispuesto en la Resolución General de AFIP 1415/03. Estos puntos de venta serán autorizados por la Secretaría de Hacienda y Administración de Rectorado y Consejo Superior. De la obtención de estos puntos de venta, depende la habilitación para emitir comprobantes.

6) Podrán constituir puntos de venta cualquiera de los siguientes:

a) Todo espacio físico donde se realicen percepciones espontáneas de recursos.

b) Todo ámbito en el que se emitan comprobantes por servicios encuadrados en convenios o contratos de asistencia técnica.

c) Toda unidad de gestión de recursos. Se entenderá por Unidad de gestión toda aquella área dentro de las Dependencias que genere recursos propios y que por la gestión habitual de la Dependencia sea ella misma quién disponga de su posterior ejecución.

7) Se entiende por comprobante a todo documento utilizado para respaldar devengamientos y percepciones de fondos.

8) Los tipos de comprobantes autorizados son:

a) Comprobante tipo Factura

b) Comprobante tipo Tique

c) Comprobante tipo Nota de crédito

d) Comprobante tipo Nota de débito

e) Devengado de ingresos

f) Recibo de prestaciones – Pilagá

g) Recibo de cobros – Pilagá

9) Los comprobantes emitidos deberán cumplir con las siguientes formalidades:

a) Respecto del emisor y del comprobante:

i. Nombre de la Dependencia seguido de “Universidad de Buenos Aires”.
ii. Domicilio del punto de venta.
iii. Clave Única de Identificación Tributaria (C.U.I.T.).
iv. La leyenda “Responsable exento”.
v. Numeración del comprobante.
vi. Fecha de inicio de actividades.
vii. Las palabras “ORIGINAL” y “DUPLICADO”.
viii. Fecha de emisión.
ix. La leyenda “Exceptuado de la obligación de emitir comprobantes según RG AFIP 1415/03, Anexo I, Apartado A, inciso a)”.

b) Respecto del beneficiario:

i. Apellido y nombres, denominación o razón social. Cuando se trate de un sujeto consumidor final, deberá indicarse “Consumidor final”.
ii. Domicilio comercial.
iii. Clave Única de Identificación Tributaria (C.U.I.T.).
iv. Condición fiscal.

c) Con relación a la operación efectuada:

i. Descripción que permita identificar el servicio prestado. A tal fin, se pondrá utilizar un sistema de códigos, siempre que se encuentre incorporado al proceso de emisión de los comprobantes utilizados. En este caso, deberá existir un catálogo con la codificación empleada en la operación, firmado por una persona debidamente autorizada, a disposición de cualquier sujeto que lo solicite.

ii. Precios unitarios y totales.

iii. Todo otro concepto que incida cuantitativamente en el importe total de la operación.

La ubicación de los datos en los comprobantes será según el modelo obrante como Apartado I, que forma parte integrante del presente Régimen, no pudiendo contener ningún otro dato.

10) Tanto los puntos de venta como la numeración de los comprobantes seguirán los lineamientos generales establecidos en la RG 1415/03.

V. Vigencia de los comprobantes

11) Se considerarán vigentes los comprobantes emitidos por el sistema Pilagá que no se ajusten al presente Marco antes del día 01 de enero de 2017, fecha límite para ajustar los sistemas de registración y documentación de ingresos.

12) Se considerarán vigentes los comprobantes emitidos por fuera del sistema Pilagá que no se ajusten al presente Marco antes del día 01 de julio de 2016, fecha límite para ajustar los sistemas de registración y documentación de ingresos.

APARTADO I

Modelo de comprobantes